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このたび、弊社の営業・法務・経理・人事など複数の部門を連結させる基幹システムを、約3か月で実装いたしました。
稟議や契約、請求まで、これまで担当者が手作業で管理していた業務フローが自動化され、業務効率化の基盤が整いました。
今後はさらなる自動化を積み重ねることで、現段階から8割の工数削減を目指してまいります。
■開発の背景
基幹システムの刷新にあたり、WorkXは外注ではなく内製という選択をとりました。営業・法務・経理・人事など複数の部門がそれぞれ異なるツールでデータを管理しており、正確な収益数値を把握するには、担当者が複数のシステムやファイルを横断して確認する必要がありました。
成長フェーズの企業に求められる意思決定スピードを実現させるには、自社チームが主体となって開発に取り組む必要があったからです。
■開発までのプロセス
まずは、各部門へのヒアリングから始まりました。営業・法務・経理・人事それぞれが異なる目的と業務フローを持つ中で、まずAIに既存のファイルやデータ構造を読み込ませ、業務全体をつなぐシステムの仮説を構築しました。そのうえで現場へのヒアリングを重ね、フィードバックを取り込みながら実装を進めていきました。
実際に動くものを小さく作っては現場メンバーに見せ、認識のズレをその都度修正していくアジャイルな進め方を採用しました。AIがコード生成と実装を高速に担うことで、この「作りながら確認する」サイクルを圧倒的なスピードで回すことができました。
最も工数を要したのは、ヒアリングと既存データの移行です。部門をまたいだ業務定義が存在しない中で、データ移行の経験を持つ自社コンサルタントの知見を活用し、各部門の処理を正しくつなぐための仮説構築と検証を繰り返しました。社内固有の用語や運用ルールはAIだけでは対応しきれない部分も多く、エンジニアがひとつひとつ確認しながら進めていきました。業務知識を持つコンサルタント、データ移行の専門家、そしてAIという3つの力が組み合わさることで、AIがなければ倍以上の期間を要していたと見込まれる開発を、約3か月で完遂させることができました。
■実装した主な機能
1.定常業務における「次やること」の自動化
稟議申請から契約締結、フリーランス人材からの報告書回収からクライアント企業への請求といった一連の業務フローにおける「次にやること」をシステムが自動的に判断しチャットツールで通知します。これまで担当者が手作業で行っていた作業の抜け漏れをなくし、業務効率を向上させました。
2.複数の外部システムとのAPI連携
会計系SaaSやチャットツール、自社システムなど複数の外部システムとAPI連携し、データ入力などの手動作業を削減しました。また、ワンクリックでの稟議起票も実現しています。
3.月別×事業の売上数値の自動集計
月別×事業単位で予算・実績・粗利を自動集計し、経営判断に必要な数値をリアルタイムで把握できる環境を実現しました。
■開発者コメント
株式会社WorkX 執行役員 CTO 久木田 佑馬
今回、AIがなければ同じものを作るのに数十倍の時間がかかっていたと思います。AIと組むことで「作りながら確認する」サイクルを高速で回すことができました。これは、開発の常識を根本から変えるものでした。
AIは実装のスピードを上げてくれますが、社内固有の業務用語や運用ルールについては、人間が一つひとつ判断する必要があります。「AIが速く作り、人が正しく判断する」という役割分担が、今回のプロジェクト完遂の鍵だったと思います。
今回構築したシステムは、まだフェーズ0です。営業数値と請求業務の基盤ができた次のステップとして、人材と案件の自動マッチング、営業提案書の自動生成など、できることはまだまだあります。AIと人が組むことで、企業の業務は何倍も進化できるということを、これからも証明していきたいです。
■今後の展開
今回の基幹システムのリリースは、現業務の8割自動化への第一歩です。
今後は現場の声を継続的に取り込みながら機能を拡張し、収益管理にかかわるすべての業務の自動化を目指します。
次のフェーズでは、フリーランス人材の情報やスキルセットをシステムに組み込み、案件と人材の自動マッチングの実現を目指します。さらに、案件情報をもとに営業提案書を自動生成する仕組みや、ProConnectで培ったマッチングのノウハウを社内の人材活用にも応用するなど、営業全体の自動化・高度化にも取り組んでまいります。
また、今回の内製開発で培ったAX推進のノウハウを、クライアント企業への支援にも展開してまいります。すべての定型業務を自動化し、人が創造的な仕事に集中できるよう、システムのアップデートを加速させます。
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